In elk bedrijf zit een stapel handmatige taken die niemand leuk vindt en die toch elke dag gedaan moeten worden. Facturen overtypen, mail sorteren, offertes narekenen, roosters puzzelen. Wij helpen je die bedrijfsprocessen automatiseren: eerst bewijzen op één proces, daarna uitbouwen.
De meeste mislukte automatiseringen beginnen met een tool die iemand mooi vond. De geslaagde beginnen met een vraag: welke handmatige taken doen we elke week opnieuw, precies hetzelfde, zonder dat iemand er blij van wordt?
Loop een gewone werkweek langs en let op drie dingen. Waar wordt informatie van het ene scherm naar het andere overgetypt? Waar staat werk stil omdat iemand nog even moet kijken? Waar wordt hetzelfde antwoord voor de zoveelste keer opgeschreven?
Dat zijn je kandidaten. Niet omdat AI ze kan doen, maar omdat ze nu geld kosten zonder dat er iets aan wordt toegevoegd. Of ze zich lenen voor procesautomatisering hangt af van de kenmerken hiernaast.
Dat laatste rijtje is geen definitief nee. Een proces dat niemand kan uitleggen is vooral een proces dat eerst beschreven moet worden. En bij beslissingen over mensen gelden regels: de EU AI Act stelt eisen aan systemen die bijvoorbeeld meewegen in werving en beoordeling. Wat dat voor jou betekent staat op de pagina over AI Act compliance.
Dit is waar de meeste bedrijven vastlopen. Ze noemen alles AI, kopen daar dure oplossingen voor, en ontdekken later dat de helft van hun proces prima met een simpele regel geregeld had kunnen worden. Andersom komt net zo vaak voor: eindeloos regels stapelen voor werk dat taal en oordeel vraagt.
Vaste stappen, vaste volgorde, geen twijfel. Als er een formulier binnenkomt, maak een taak aan. Als een factuur is goedgekeurd, boek hem door. Als een order de status verzonden krijgt, stuur een bericht. Denk aan workflows in Power Automate, koppelingen tussen systemen en scripts.
Sterk punt: voorspelbaar, goedkoop in onderhoud, altijd hetzelfde resultaat. Beperking: het kan niets interpreteren. Wijkt de input af, dan stopt het of gaat het fout.
Taal, documenten en beoordelen. Uit een mail halen wat de klant eigenlijk vraagt. Een factuur uitlezen die er elke leverancier anders uitziet. Een contract naast je voorwaarden leggen en verschillen markeren. Een lange klachtenmail samenvatten met de kern bovenaan.
Sterk punt: het gaat om met variatie en rommelige input. Beperking: de uitkomst is een inschatting, geen zekerheid. Je hebt controle nodig op de plek waar het ertoe doet.
In de praktijk automatiseer je een proces bijna nooit met alleen A of alleen B. Een inkoopfactuur die binnenkomt: het uitlezen is AI, het controleren tegen de bestelling is een regel, het inboeken is een koppeling, en alleen de twijfelgevallen gaan naar een mens. Die knip goed leggen scheelt je kosten en onderhoud. Termen die je in offertes tegenkomt zoals RAG, agents en workflows leggen we uit in het AI-woordenboek.
Geen vage voorbeelden, maar processen die we daadwerkelijk tegenkomen. Bij elk voorbeeld staat of het klassieke procesautomatisering is (Type A, vaste regels) of AI-automatisering (Type B, taal en beoordeling), zoals hierboven uitgelegd. Kies je afdeling en scroll naar wat jij herkent.
Per afdeling is één proces helemaal uitgewerkt. Zet de schakelaar op Met AI en je ziet stap voor stap wat AI overneemt, waar de mens blijft en wat dat per maand scheelt.
De Type B-voorbeelden hieronder zijn in de praktijk vaak wat inmiddels een AI-agent heet. Benieuwd wat dat precies betekent en wanneer het wel of niet zin heeft: lees wat zijn AI-agents en wat kun je er nu al mee.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per vraag scheelt.
Mail lezen en sorteren
2 min0 min, automatischAI sorteertKlant en order opzoeken
3 min0 min, automatischAI zoekt opAntwoord opstellen
6 min1 min bij twijfelAI schrijft conceptKlacht of uitzondering beoordelen
4 min4 min, alleen uitzonderingenWacht op een collegaAI legt het dossier klaarMens beslistAntwoord versturen
1 min0 min, automatischAI verstuurtTicket registreren en sluiten
2 min0 min, automatischAI registreertSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
Binnenkomende mail wordt gelezen, samengevat en naar de juiste persoon of wachtrij gestuurd, met een concept-antwoord er al bij.
Veelgestelde vragen worden beantwoord op basis van je eigen handleidingen en procedures, niet op giswerk van een algemeen taalmodel.
Een lange ticketgeschiedenis wordt in een paar zinnen samengevat zodra een collega het overneemt, zonder dat hij alles opnieuw hoeft te lezen.
Een boze toon of een woord als “dringend” laat een bericht automatisch prioriteit krijgen in de wachtrij, in plaats van op volgorde van binnenkomst.
Verandert een bestelling van status, dan gaat er automatisch een update naar de klant, zonder dat iemand dat handmatig verstuurt.
Een vraag in een andere taal wordt vertaald en beantwoord in de taal van de klant, zonder dat je daar een native speaker voor nodig hebt.
Verandert een antwoord vaak, dan wordt gesignaleerd welk kennisartikel in je documentatie daardoor verouderd is.
Een verzoek om teruggebeld te worden wordt automatisch in de agenda van de juiste medewerker gezet.
Losse reacties op een NPS- of CSAT-vraag worden per periode samengevat tot de belangrijkste terugkerende thema’s.
Een chatbot vangt eenvoudige vragen buiten kantooruren af en zet de rest door naar de volgende ochtend, met context erbij.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per aanvraag scheelt.
Aanvraag ontvangen via formulier of mail
2 min0 min, automatischAI leest inBedrijf en contactpersoon opzoeken
5 min0 min, automatischAI verrijktAanvraag kwalificeren
5 min1 min bij twijfelAI scoortConceptofferte opstellen
25 min5 min nalezenAI schrijft conceptPrijs en voorwaarden bepalen
10 min10 minMens beslistVersturen en opvolgen
8 min0 min, automatischOpvolging schiet er vaak bij inAI herinnert de klant en jouAI verstuurt en herinnertCRM bijwerken
3 min0 min, automatischAI werkt bijSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
Een aanvraag uit een formulier wordt automatisch een compleet CRM-record, inclusief de juiste velden en eigenaar.
Op basis van wat de klant vraagt wordt een eerste offerte samengesteld uit bestaande bouwstenen, klaar om te controleren en te versturen.
Reageert een lead een week niet, dan krijgt de verkoper automatisch een seintje in plaats van dat hij het zelf moet bijhouden in een spreadsheet.
Een verkoopgesprek wordt automatisch samengevat met actiepunten, zonder dat iemand er achteraf voor gaat zitten typen.
Eén kernboodschap wordt herschreven naar de toon en lengte van LinkedIn, een nieuwsbrief of een advertentie, met een mens die de laatste check doet.
Wijzigingen op de website of prijslijst van een concurrent worden gesignaleerd zodra ze verschijnen, in plaats van bij toeval ontdekt.
Websitebezoek en e-mailgedrag worden omgezet in een score, zodat sales eerst de warmste leads belt.
Concepten worden gecheckt op overlap met bestaande content voordat ze gepubliceerd worden.
Een nieuwsbrief wordt per segment net iets anders geformuleerd, zonder dat iemand tien versies met de hand typt.
Aanmeldingen voor een webinar of beurs worden automatisch verrijkt met bedrijfsinformatie en klaargezet voor opvolging.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per factuur scheelt.
Factuur ontvangen
2 min, mailbox en post0 min, automatischAI leest inGegevens overtypen in boekhouding
8 min0 min, automatischAI leest uitKoppelen aan inkooporder
5 min zoeken0 min, automatischAI matchtBedragen en btw controleren
5 min1 min bij afwijkingAI controleertGoedkeuring budgethouder
2 min, plus wachten2 min, plus wachtenWacht 1 tot 3 dagenAI herinnert na 24 uurMens beslistBoeken en betaling klaarzetten
4 min0 min, automatischAI boektArchiveren
2 min0 min, automatischAI archiveertSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
Een factuur wordt uitgelezen, gecontroleerd tegen de bestelling en doorgeboekt. Alleen afwijkingen gaan naar een mens.
Een declaratie of bon wordt automatisch aan het juiste project of de juiste kostenplaats gekoppeld, in plaats van dat iemand dat handmatig uitzoekt.
Ingevoerde uren worden getoetst aan planning en contracturen, afwijkingen worden gemarkeerd in plaats van pas bij de accountant ontdekt.
Cijfers uit losse systemen worden automatisch verzameld in één rapportage-sjabloon, klaar voor controle in plaats van handmatig knippen en plakken.
Passeert een factuur de vervaldatum, dan start automatisch de volgende stap in het aanmaningsproces.
De toon van een herinnering past zich aan op de betaalgeschiedenis van de klant, vriendelijk bij een eerste keer, directer bij herhaling.
Bonnetjes en kleine uitgaven worden automatisch aan de juiste grootboekrekening gekoppeld.
Documenten en onderbouwingen die de accountant nodig heeft, worden gedurende het jaar automatisch verzameld in plaats van in december gezocht.
Een overschrijding van een budgetregel wordt gesignaleerd op het moment dat hij ontstaat, niet pas bij de kwartaalrapportage.
Onderlinge facturen tussen vestigingen worden automatisch tegen elkaar weggestreept en de verschillen gemarkeerd.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per bestelling scheelt.
Behoefte signaleren
3 min0 min, automatischAI signaleert bij ondergrensLeverancier en prijs opzoeken
8 min0 min, automatischAI kiest uit contractenBestelaanvraag opstellen
6 min0 min, automatischAI stelt opGoedkeuring boven drempelbedrag
2 min, plus wachten2 min, plus wachtenWacht 1 tot 2 dagenAI herinnert na 24 uurMens beslistBestelling versturen
3 min0 min, automatischAI verstuurtOrderbevestiging controleren
4 min1 min bij afwijkingAI vergelijktLevering afboeken
3 min0 min, automatischAI boekt afSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
Offertes van leveranciers worden naast elkaar gelegd op prijs, levertijd en voorwaarden, zodat het verschil in één oogopslag zichtbaar is.
Op basis van een goedgekeurde aanvraag wordt de bestelbon automatisch aangemaakt en naar de leverancier verstuurd.
Een binnenkomende bevestiging wordt vergeleken met de oorspronkelijke bestelling, afwijkingen in prijs of aantal worden gemeld voordat ze een probleem zijn.
Een lang leverancierscontract wordt doorzocht op een specifieke clausule, zonder dat iemand het hele document opnieuw hoeft te lezen.
Nadert een toegezegde levertijd zonder statusupdate, dan gaat er automatisch een herinnering naar de leverancier.
Levertijd, kwaliteit en klachten per leverancier worden automatisch verzameld tot een actueel beeld, in plaats van een jaarlijkse losse exercitie.
Nadert een contract zijn einddatum of stilzwijgende verlenging, dan komt er op tijd een seintje.
Een aanvraag wordt automatisch gecheckt tegen het budget en het mandaat van de aanvrager voordat hij bij de inkoper landt.
Claims van een leverancier over herkomst of certificering worden tegen het documentarchief gelegd.
De prijs op een factuur wordt automatisch vergeleken met de vastgelegde prijsafspraak, afwijkingen gaan naar een mens.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per sollicitant scheelt.
Sollicitatie ontvangen en registreren
3 min0 min, automatischAI registreertCV en brief lezen
8 min2 min, alleen shortlistAI vat samenToetsen aan functie-eisen
5 min0 min, automatischAI toetstBeslissen wie op gesprek komt
5 min5 minMens beslistGesprek inplannen
10 min heen en weer mailen0 min, automatischWacht 2 tot 4 dagen op een datumAI stemt agenda's direct afAI plant inAfwijzing of uitnodiging sturen
5 min1 min nalezenAI schrijft conceptKandidaat bijwerken in systeem
2 min0 min, automatischAI werkt bijSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
Binnengekomen sollicitaties worden gestructureerd op de functie-eisen, zodat een recruiter met een voorgesorteerde lijst begint. De keuze wie wordt uitgenodigd of afgewezen blijft bij een mens.
Vragen over verlof, declaraties en procedures worden beantwoord op basis van je eigen personeelshandboek, dag en nacht.
Voltooit een nieuwe medewerker een stap, dan wordt de volgende automatisch klaargezet, inclusief een herinnering aan de betrokken collega’s.
Ontbrekende documenten voor een personeelsdossier worden automatisch gesignaleerd en bij de juiste persoon opgevraagd.
Notities uit een exitgesprek worden gestructureerd samengevat op de thema’s die HR wil volgen, in plaats van los in een dossier te blijven staan.
Een terugkerend patroon in kort verzuim wordt gesignaleerd zodat een leidinggevende het gesprek op tijd kan voeren. De beoordeling blijft mensenwerk.
Op basis van een functieprofiel wordt een eerste conceptvacature geschreven, klaar om te redigeren.
Antwoorden uit functioneringsgesprekken worden samengevat tot de meest genoemde ontwikkelbehoeften per team.
Standaardvragen over pensioen, verlofsaldo of thuiswerkregeling worden beantwoord uit je eigen regelingen.
Verlofaanvragen worden automatisch naast de bezetting gelegd, een conflict wordt gemeld voordat het wordt goedgekeurd.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per wijziging scheelt.
Ziekmelding komt binnen
2 min0 min, automatischAI registreertZoeken wie beschikbaar is
10 min0 min, automatischAI zoekt op rooster en skillsCollega's bellen of appen
15 min0 min, automatischWacht op reactiesAI verzamelt de reactiesAI vraagt en verwerkt antwoordenVoorstel beoordelen en beslissen
5 min5 minMens beslistPlanning aanpassen in systeem
5 min0 min, automatischAI past aanKlant of team informeren
5 min0 min, automatischAI informeertUren en toeslagen bijwerken
3 min0 min, automatischAI werkt bijSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
In plaats van een leeg rooster begint de planner met een voorstel dat rekening houdt met beschikbaarheid en contracturen. De regie blijft bij de planner.
Adressen en tijdvensters worden omgezet in een routevoorstel, de planner corrigeert waar de praktijk afwijkt van de kaart.
Een nieuwe melding wordt automatisch bij de juiste ploeg of monteur ingepland op basis van locatie en beschikbaarheid.
Een melding in vrije tekst wordt herkend, gecategoriseerd en naar de juiste afdeling doorgezet, ook als hij slordig getypt is.
Nadert een voorraad de kritieke grens, dan gaat er automatisch een seintje naar inkoop in plaats van dat iemand het toevallig opmerkt.
In plaats van een vaste kalender wordt onderhoud getriggerd door daadwerkelijk gebruik of binnengekomen meldingen.
Historische patronen in vraag worden gebruikt om een voorstel te doen voor de bezetting van volgende week.
Een controle die is uitgevoerd wordt automatisch vastgelegd met tijdstip en uitkomst, klaar voor een audit.
Pakbonnen en afleverbewijzen worden uitgelezen en automatisch afgeboekt tegen de order.
Losse meldingen over hetzelfde onderliggende probleem worden herkend en samengevoegd, zodat je niet vijf keer hetzelfde oplost.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per nieuwe medewerker scheelt.
Aanvraag ontvangen van HR
2 min0 min, automatischAI leest uit HR-systeemBepalen welke rechten bij de rol horen
8 min2 min bij afwijkingAI past rolprofiel toeAccounts aanmaken
20 min0 min, automatischAI maakt aanLicenties toewijzen
5 min0 min, automatischAI wijst toeLaptop klaarzetten en uitleveren
30 min30 minBlijft handwerkWelkomstmail en instructies sturen
5 min0 min, automatischAI verstuurtChecklist afvinken en documenteren
5 min0 min, automatischAI documenteertSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
Een standaardverzoek wordt automatisch en veilig afgehandeld, met een melding bij de servicedesk alleen bij twijfel.
Een binnenkomend ticket wordt automatisch gecategoriseerd en bij de juiste specialist ingepland.
In plaats van handmatig door duizenden regels te scrollen, wordt de relevante foutmelding er automatisch uitgehaald.
Nadert een licentie zijn vervaldatum of wordt hij niet meer gebruikt, dan komt er een seintje voordat je te veel betaalt.
Wijzigt een systeem, dan wordt gesignaleerd welke handleiding daardoor verouderd is.
Wie nog steeds toegang heeft tot een systeem terwijl dat niet meer nodig is, wordt automatisch gesignaleerd.
Een mislukte back-up wordt direct gemeld in plaats van pas ontdekt bij een herstelpoging.
Een nieuwe medewerker krijgt automatisch de juiste systemen en rechten op basis van functie, met een checklist voor uitzonderingen.
Nadert het gebruik een kritieke grens, dan gaat er automatisch een signaal naar beheer, niet pas als het misgaat.
Een reeks technische wijzigingen wordt in gewone taal samengevat voor de volgende dienst of voor het management.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per rapportage scheelt.
Cijfers opvragen bij afdelingen
10 min0 min, automatischWacht 2 tot 5 dagenGeen wachttijdAI haalt op uit de bronExporteren uit boekhouding, CRM en HR
20 min0 min, automatischAI exporteertKnippen en plakken in sjabloon
30 min0 min, automatischAI vult sjabloonAfwijkingen zoeken en verklaren
25 min10 minAI markeert afwijkingenToelichting schrijven
30 min10 minAI schrijft conceptBeoordelen en besluiten
30 min30 minMens beslistVerspreiden naar MT
5 min0 min, automatischAI verspreidtSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
Cijfers uit losse afdelingen worden automatisch gebundeld in één overzicht voor het directieoverleg.
Een bestuursvergadering wordt automatisch samengevat met besluiten en actiepunten per naam.
Nieuws en publicaties over de eigen markt worden verzameld en samengevat tot een wekelijks overzicht.
Wijzigingen bij concurrenten op prijs, aanbod of berichtgeving worden gesignaleerd in plaats van handmatig nagezocht.
Een nieuw contract wordt gecheckt op afwijkende clausules ten opzichte van je standaardvoorwaarden.
Losse aanvragen vanuit de organisatie worden in een vast format gezet, klaar voor besluitvorming.
Belangrijke stuurgetallen worden automatisch bijgewerkt en een afwijking van de koers wordt gesignaleerd.
Relevante achtergrond over een klant of partner wordt vooraf verzameld uit eigen systemen en openbare bronnen.
Jarenlange notulen en besluiten worden doorzoekbaar, zodat een eerder besluit in seconden is terug te vinden.
De status van lopende verplichtingen, van AI-geletterdheid tot andere wettelijke eisen, staat in één overzicht in plaats van los in hoofden.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per contract scheelt.
Contract ontvangen en registreren
3 min0 min, automatischAI registreertVolledig doorlezen
40 min0 min, automatischAI leest en vat samenVergelijken met eigen voorwaarden
30 min0 min, automatischAI markeert afwijkingenRisico's beoordelen
20 min10 minAI legt clausules voorWijzigingsvoorstel opstellen
25 min5 min nalezenAI schrijft conceptAkkoord geven of onderhandelen
15 min15 minMens beslistArchiveren met looptijd en opzegdatum
5 min0 min, automatischAI bewaakt de opzegtermijnSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
Een lang contract wordt gecheckt tegen je standaardvoorwaarden, afwijkingen worden gemarkeerd.
Wie welke persoonsgegevens verwerkt en op basis van welke overeenkomst, wordt actueel gehouden in plaats van in een la te verdwijnen.
De feiten van een incident worden gestructureerd vastgelegd, zodat een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens onderbouwd en op tijd kan.
Wijzigt de regelgeving, dan wordt gesignaleerd welk intern beleidsdocument daardoor verouderd is.
Medewerkers krijgen antwoord op vragen over het privacybeleid of de gedragscode uit de eigen documenten.
Nadert een dossier zijn wettelijke bewaartermijn, dan komt er een signaal voor vernietiging of verlenging.
Een lange briefwisseling wordt samengevat tot de kern en de openstaande punten.
Een nieuwe versie van algemene voorwaarden van een leverancier wordt vergeleken met de vorige, wijzigingen worden gemarkeerd.
Welke systemen in gebruik zijn en onder welk risiconiveau ze vallen, staat in één overzicht.
Een nieuwe wet of richtlijn wordt samengevat op wat er concreet verandert voor de eigen organisatie.
Zet de schakelaar om en zie welke stappen AI overneemt, waar de mens blijft, en wat dat per melding scheelt.
Melding komt binnen
5 min, formulier, app of mondeling0 min, automatischAI registreertClassificeren op ernst en categorie
5 min2 min bij zware incidentenAI classificeertVerantwoordelijke inschakelen
5 min0 min, automatischAI schakelt inOorzaak onderzoeken
30 min30 minMens onderzoektMaatregel bepalen
15 min15 minMens beslistRapportage opstellen
20 min5 min nalezenAI schrijft conceptOpvolging bewaken en afsluiten
10 min0 min, automatischBlijft vaak liggenAI herinnert tot het is afgerondAI bewaakt de deadlineSchuif opzij om alle stappen te zien.
Tijden zijn een indicatie voor een gemiddelde MKB-organisatie. Jouw eigen cijfers bepalen we in de gratis PoC-check.
Een papieren veiligheidschecklist wordt een digitale versie die automatisch een melding geeft bij een gemist punt.
Losse meldingen worden herkend als hetzelfde onderliggende risico, zodat je het patroon ziet in plaats van losse voorvallen.
Documentatie en bewijsstukken voor een certificeringsaudit worden gedurende het jaar verzameld in plaats van vlak ervoor.
Een klacht wordt automatisch gekoppeld aan de onderliggende oorzaak, zodat terugkerende problemen zichtbaar worden.
Nadert de keuringsdatum van een machine of installatie, dan komt er op tijd een melding.
Een instructie wordt automatisch aangepast aan de taal of het niveau van de lezer.
Een lang inspectierapport wordt samengevat tot de bevindingen die actie vragen.
Wijzigt een proces, dan wordt gesignaleerd welk deel van de RI&E daardoor verouderd is.
De feiten rond een incident worden gestructureerd vastgelegd, klaar voor een onderbouwde melding.
Wie welke veiligheidstraining wanneer heeft gedaan en wanneer hercertificering nodig is, wordt automatisch bijgehouden.
Deze lijst is een startpunt, geen volledige catalogus. Herken je je proces er niet letterlijk in, dan is de kans groot dat een vergelijkbaar patroon wel past. Wil je het per proces bekijken in plaats van per afdeling, lees dan welke processen kan ik automatiseren met AI. Wil je morgen al beginnen zonder programmeerkennis, dan is deze quick-start met vijf taken een betere eerste stap. Meer artikelen over automatisering vind je in AI-artikelen, nieuws en tools.
Je hebt geen programma nodig, geen stuurgroep en geen jaarplan. Je hebt één proces nodig waar genoeg pijn zit, en iemand die er eigenaar van wil zijn.
Bedrijven die processen automatiseren en er iets aan overhouden doen bijna allemaal hetzelfde: ze kiezen klein, meten wat het nu kost, bouwen iets dat werkt op echte voorbeelden, en beslissen daarna pas over uitrol. Dat is precies de volgorde hieronder.
Niet de afdeling met de meeste ambitie, maar het proces met de meeste herhaling. Schrijf in vijf regels op wat er binnenkomt, welke stappen erop volgen en wat eruit moet komen. Lukt dat niet in vijf regels, dan is het proces nog niet af genoeg om te automatiseren.
Tel een week lang hoe vaak het proces voorkomt, hoe lang een keer duurt en hoe vaak er iets misgaat. Zonder dat getal kun je achteraf niet aantonen dat het geholpen heeft, en dan wordt elke vervolgstap een discussie op gevoel.
Neem een set echte gevallen uit de afgelopen maanden, inclusief de rommelige. Bouw daar iets op dat werkt, op testdata en met leesrechten. Nog geen koppelingen die iets wegschrijven, nog geen uitrol over de hele organisatie.
Leg de uitkomst naast je nulmeting. Klopt het, dan ga je door naar productie en pak je het volgende proces. Klopt het niet, dan heb je dat geleerd voor de prijs van een paar weken en niet voor de prijs van een jaarprogramma.
De werkende PoC is de snelste manier om te weten of automatisering van jouw proces echt iets oplevert. Vaste prijs van €4.950, drie weken doorlooptijd, één afgebakend proces, een demo op testdata die je collega's kunnen zien draaien.
Inbegrepen: maximaal twee read-only koppelingen, twee sessies (kickoff en oplevering) en een opleverdocument met wat werkt, wat niet werkt en wat productie zou kosten. Niet inbegrepen: uitrol naar productie, beheer, schrijfrechten en live data. Dat is bewust, want daarmee blijft de prijs vast en de doorlooptijd kort.
Vooraf doen we een gratis PoC-check van dertig minuten. Past jouw proces niet in dit format, dan zeggen we dat, en kijken we naar een project of een training.
Werkt de PoC, dan gaat het proces naar productie. Dat doen we op twee manieren, en je kiest wat bij je past. Implementatie doen we alleen voor organisaties die eerst een training of een PoC hebben gedaan, omdat we dan je processen, je mensen en je systemen al kennen.
Eén afgebakende opdracht met een duidelijk eindpunt: dit proces naar productie, deze koppeling erbij, deze workflow af. Je krijgt een vaste projectprijs op basis van de scope, dus je weet vooraf wat het kost.
Een vast maandbedrag met ontwikkelcapaciteit: Start €1.500, Groei €3.000 of Schaal €6.000 per maand. Hoe hoger het niveau, hoe meer trajecten parallel lopen en hoe korter de doorlooptijd. Past bij organisaties die na het eerste proces gewoon door willen met het volgende.
Het technische deel is meestal het makkelijkste deel. Het lastige is dat een team dat niet snapt wat er gebeurt, alles blijft dubbelchecken. Dan heb je de handmatige taken niet weggehaald, maar verdubbeld.
Daarom werkt een incompany training vaak beter als startpunt dan een project. In een dagdeel of een hele dag kiest je team zelf de processen met de meeste herhaling en bouwt het de eerste workflow ter plekke. Een dagdeel kost €1.500, een hele dag €3.000.
Bij elke training zit de e-learning AI-geletterdheid inbegrepen voor je hele organisatie, niet alleen voor de deelnemers. Handig, want de EU AI Act vraagt om aantoonbare AI-geletterdheid van je personeel.
Vertel in dertig minuten welk proces nu tijd kost. Wij zeggen eerlijk of het zich leent voor automatisering, wat de eerste stap zou zijn en wat dat kost. Twijfel je nog, lees dan de veelgestelde vragen.
