Waarom dit gesprek op je calculatieafdeling ligt
Het gebeurt al. Iemand plakt een stuk bestektekst in een gratis chatbot om er een hoeveelhedenstaat uit te trekken, laat een nota van inlichtingen van veertig pagina’s samenvatten, of vraagt om een nettere formulering voor een meerwerkbrief. Meestal met goede bedoelingen, want het scheelt uren. En bijna altijd zonder dat iemand daar ooit een afspraak over heeft gemaakt.
De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg meldingen van datalekken die precies zo ontstonden: medewerkers die persoonsgegevens van klanten of patiënten in een AI-chatbot zetten, buiten de afspraken om of zonder dat er afspraken waren. Het advies van de toezichthouder is niet dat je AI moet verbieden, maar dat je als werkgever duidelijk maakt welke gegevens medewerkers wel en niet mogen invoeren, en dat je met de aanbieder regelt dat ingevoerde gegevens niet worden bewaard. Zie de waarschuwing van de AP.
Dat is ook de enige werkbare route voor een bouwbedrijf. Een verbod verplaatst het gebruik naar de privételefoon van je calculator, en dan zie je het helemaal niet meer.
Vier vragen voordat je iets plakt
Je hebt hier geen juridische opleiding voor nodig, maar vier vragen, in deze volgorde.
- Van wie is deze tekst? Van jou, of van je opdrachtgever, de architect, de constructeur of een onderaannemer.
- Staat er iets in dat naar een persoon herleidbaar is? Een naam, een BSN, een telefoonnummer, een gezicht, een ziekmelding.
- Heb je getekend voor geheimhouding? In aanbestedingen staat die verplichting vaak gewoon in de leidraad of in een aparte verklaring.
- In welke omgeving plak je het? Dit is de vraag die de meeste andere antwoorden verandert.
Op een gratis consumentenaccount is je invoer in principe materiaal voor de aanbieder. In een zakelijke omgeving, denk aan ChatGPT Business of Enterprise, Copilot met commerciële databescherming of Gemini binnen Workspace, wordt je invoer niet gebruikt om modellen te trainen en sluit je een verwerkersovereenkomst. Dat is geen detail maar het verschil tussen “mag niet” en “mag wel” bij een flink deel van de documenten hieronder. Meer daarover lees je in ons artikel over de risico’s van ChatGPT voor bedrijven.
Per documenttype: wat kan wel en wat kan niet
Hieronder de zeven documenttypen die op een bouwbedrijf het vaakst langskomen. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies: je eigen contracten, aanbestedingsvoorwaarden en verwerkersovereenkomsten gaan altijd voor.
| Documenttype | Oordeel | Wat je wel kunt doen | Alternatief als het niet kan |
|---|---|---|---|
| Openbaar bestek of aanbestedingsleidraad | Kan | Publiek gepubliceerde stukken mag je laten samenvatten, doorzoeken en vergelijken. Let alleen op eisen in de leidraad zelf over hulpmiddelen. | Niet nodig, dit is de veiligste categorie om mee te beginnen. |
| Vertrouwelijke aanbestedingsstukken en stukken onder geheimhouding | Kan niet op een gratis account | In een zakelijke omgeving met verwerkersovereenkomst kan het vaak wel, mits de geheimhoudingsverklaring het toelaat. | Werk met een geanonimiseerde samenvatting: type zelf de vraag uit zonder projectnaam, locatie en cijfers, of vraag de aanbestedende dienst vooraf om ruimte. |
| Tekeningen en berekeningen van derden | Kan niet zomaar | Vraag naar de gebruiksvoorwaarden. Auteursrecht en eigendomsvoorbehoud van architect, constructeur of adviseur bepalen wat je met het bestand mag doen. | Stel je vraag over de constructie in eigen woorden, of werk met je eigen uitwerking van het detail in plaats van het bronbestand. |
| Offertes en prijzen van onderaannemers | Kan niet op een gratis account | In een zakelijke omgeving kan een prijsvergelijking prima, zeker als je leveranciersnamen vervangt door A, B en C. | Vergelijk op geanonimiseerde regels: eenheid, hoeveelheid en prijs, zonder bedrijfsnaam en zonder contactpersoon. |
| Werkplekfoto’s met herkenbare mensen | Kan niet | Een foto zonder mensen erop, of met onherkenbaar gemaakte gezichten, kun je gewoon gebruiken voor bijvoorbeeld een voortgangsrapportage. | Maak de foto opnieuw zonder personen, of blur de gezichten voordat je hem uploadt. |
| Personeelsdossiers, ziekmeldingen en VCA-registraties | Kan niet | Niets van dit type hoort in een algemene chat. Ziekmeldingen zijn gezondheidsgegevens en die krijgen extra bescherming. | Stel je vraag over het proces, niet over de persoon: “hoe leg ik een verzuimgesprek vast” in plaats van het dossier zelf. |
| Je eigen calculatiedatabase en nacalculaties | Kan, in de juiste omgeving | Dit is je eigen data en er zitten meestal geen persoonsgegevens in. In een zakelijke omgeving is dit een van de waardevolste toepassingen. | Twijfel je over de omgeving, werk dan met een uitsnede: een steekproef van regels zonder klantnamen en zonder marges. |
Aanbestedingen: de opdrachtgever kijkt mee
Er is nog een reden om dit te regelen, en die heeft niets met privacy te maken. Opdrachtgevers weten inmiddels ook dat een plan van aanpak binnen een uur uit een chatbot rolt. In een analyse van Brink over AI in aanbestedingen is de conclusie dat visies en plannen van aanpak hun onderscheidend vermogen verliezen, en dat opdrachtgevers hun toetsing gaan aanscherpen.
De maatregelen die daar worden genoemd zijn concreet: scherper vragen naar verifieerbaar en meetbaar bewijs in plaats van naar een visie, een sessie waarin een team ter plekke een probleem oplost zonder externe hulpmiddelen, een concretiseringsfase om te toetsen of de winnaar zijn inschrijving echt kan waarmaken, en een boetebeding als beloftes niet worden nagekomen.
De les daaruit is niet “gebruik geen AI bij je inschrijving”. De les is dat je alleen moet opschrijven wat je in een verificatiesessie ook kunt uitleggen. AI is prima voor structuur, volledigheid en leesbaarheid. De inhoud moet uit je eigen projecten komen, want daar word je op afgerekend.
Zo regel je het, binnen een week
Je hebt hier geen beleidstraject van een half jaar voor nodig. Vijf stappen volstaan.
- Zet één zakelijke omgeving neer. Kies er één, rol hem uit en zorg dat iedereen erin kan. Zolang de enige beschikbare optie een gratis account is, blijft dat de plek waar mensen plakken.
- Schrijf één A4 met spelregels. Gebruik de tabel hierboven als basis en maak hem specifiek voor jouw projecten, jouw opdrachtgevers en jouw systemen.
- Geef iedereen dezelfde uitleg. Niet alleen calculatie, ook werkvoorbereiding, uitvoering, KAM en de administratie. Iedereen die met AI werkt, moet weten wat het systeem met zijn invoer doet.
- Maak één anonimiseringsafspraak. Namen eruit, locatie eruit, marges eruit, en dan pas plakken. Dat kost dertig seconden en lost het merendeel van de twijfelgevallen op.
- Regel een meldpunt zonder gedoe. Gaat het toch mis, dan wil je dat dezelfde dag horen en niet drie maanden later.
Die derde stap is niet vrijblijvend. De AI-verordening verplicht organisaties die AI-systemen gebruiken sinds 2 februari 2025 om te zorgen dat hun medewerkers AI-geletterd zijn: genoeg kennis en vaardigheden om AI verantwoord in te zetten. Wat daar precies voor nodig is, staat niet in de wet en hangt af van je situatie. Wat wij ervan maken lees je op onze pagina over AI Act compliance.
De vraag is niet of je mensen AI gebruiken, maar of ze weten in welke omgeving ze werken en welke drie dingen ze eruit moeten halen voordat ze plakken.
Conclusie
Er is geen categorie documenten die per definitie verboden is, behalve alles wat naar een persoon te herleiden is. De rest is een kwestie van de juiste omgeving en één afspraak over wat je eruit haalt voordat je plakt. Regel dat, en je calculatieafdeling wint uren op nota’s van inlichtingen, hoeveelhedenstaten en het vastleggen van meerwerk zonder dat je een datalek of een aanbestedingsprobleem riskeert. Meer toepassingen voor je bedrijf vind je op onze pagina over AI voor de bouw en in ons artikel over het Wkb-dossier.
Liever spelregels dan een verbod?
Bij elke incompany training zit de AI Geletterdheid e-learning voor je hele organisatie: van calculatie tot uitvoering, met certificaat, zoals de AI-verordening van je vraagt. Op de trainingsdag zelf leg je vast wat er in jouw projecten wel en niet de chat in mag. €1.500 per dagdeel, €3.000 voor een hele dag.
Bekijk de incompany trainingen →