AI invoeren en de ondernemingsraad
wanneer heb je instemming nodig

De directie besluit dat het bedrijf aan de AI gaat. Er komt een tool, er komt beleid, er komt een uitrol. En dan stelt iemand de vraag die het plan een maand kan vertragen: moet de ondernemingsraad hier niet over meebeslissen? Vaker wel dan je denkt, maar niet altijd en niet op dezelfde manier. Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies.

Adviesrecht en instemmingsrecht zijn twee verschillende dingen

De Wet op de ondernemingsraden kent verschillende bevoegdheden, en het loont om ze uit elkaar te houden.

Adviesrecht (artikel 25) gaat over grote organisatorische en economische besluiten. De OR mag advies uitbrengen, de ondernemer mag daarvan afwijken, maar moet dan uitleggen waarom en de uitvoering in beginsel een maand opschorten.

Instemmingsrecht (artikel 27) gaat over regelingen die de arbeidsvoorwaarden en de positie van werknemers raken. Zonder instemming kan de ondernemer het besluit niet zomaar nemen. Doet hij dat toch, dan kan de OR de nietigheid inroepen.

Voor de praktijk: adviesrecht is zwaar meepraten, instemmingsrecht is een veto met een beroepsgang. Bij AI-invoering kun je met allebei te maken krijgen, soms zelfs in hetzelfde project. De wetteksten staan op wetten.overheid.nl.

Artikel 27: waar AI-beleid instemmingsplichtig wordt

Artikel 27 lid 1 somt op waarvoor de ondernemer instemming nodig heeft bij vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling. Vier onderdelen zijn bij AI-invoering relevant:

• Onderdeel k: een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen. Verwerkt je AI-toepassing gegevens van je eigen medewerkers, dan zit je hier snel in.
• Onderdeel l: een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen. Let op de formulering: geschikt zijn voor. Het gaat er niet om wat je ermee van plan bent, maar wat het systeem kan.
• Onderdeel d: een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het reintegratiebeleid.
• Onderdelen e, f en g: regelingen op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid, de personeelsopleiding en de personeelsbeoordeling. Zet je AI in bij werving, beoordelingen of een verplicht opleidingstraject, dan raak je deze.

Artikel 27 lid 1 sluit af met een belangrijke beperking: het geldt voor zover de regeling betrekking heeft op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen. Een individuele afspraak met één medewerker is dus iets anders dan een bedrijfsbreed AI-gebruiksbeleid. En lid 3 bepaalt dat instemming niet vereist is voor zover de zaak voor de onderneming al inhoudelijk is geregeld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Kijk dus eerst in je cao. Zie artikel 27 WOR.

Wat als je het overslaat? Lid 5 is helder: een besluit dat is genomen zonder instemming van de OR of vervangende toestemming van de kantonrechter is nietig, als de OR daar schriftelijk een beroep op doet. De OR heeft daarvoor een maand nadat het besluit is meegedeeld of nadat is gebleken dat je het uitvoert. Lid 4 geeft de andere kant: krijg je geen instemming, dan kun je de kantonrechter om toestemming vragen, die die alleen geeft als de weigering onredelijk is of als zwaarwegende bedrijfsredenen het besluit vergen.

Artikel 25: de belangrijke technologische voorziening

Artikel 25 lid 1 onderdeel k noemt de invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening als adviesplichtig besluit. Onderdeel h noemt het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming.

Wees hier eerlijk over de onzekerheid: de wet definieert niet wat belangrijk is, en er is geen bedrag of percentage waarboven het automatisch geldt. Dat wordt per geval beoordeeld. Een chatbot-licentie voor drie marketeers is waarschijnlijk geen belangrijke technologische voorziening. Een AI-systeem dat de planning, de klantcontacten of de dossiervorming van een hele afdeling gaat sturen, ligt duidelijk anders. Zit je ertussenin, dan is dat precies het moment om het aan je OR voor te leggen in plaats van er zelf een oordeel over te vellen.

Twee termijnen die je in je planning moet zetten. Artikel 25 lid 2: het advies moet worden gevraagd op een zodanig tijdstip dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. Een adviesaanvraag nadat het contract is getekend, voldoet daar niet aan. Artikel 25 lid 6: wijkt je besluit af van het advies, dan moet je de uitvoering opschorten tot een maand na de dag waarop de OR van het besluit in kennis is gesteld. Reken die maand dus gewoon in je uitrolplanning. Zie artikel 25 WOR.

Geen ondernemingsraad? Dan gelden andere regels

Een OR is verplicht bij een onderneming waarin in de regel ten minste 50 personen werkzaam zijn (artikel 2 WOR). Daaronder ziet het er anders uit, en dit wordt vaak verkeerd verteld.

Heb je tussen de 10 en 50 medewerkers en geen OR of personeelsvertegenwoordiging, dan ben je verplicht je mensen ten minste twee keer per kalenderjaar in de gelegenheid te stellen gezamenlijk met je bijeen te komen (artikel 35b). Dat is overleg, geen instemmingsrecht.

Heb je een personeelsvertegenwoordiging (PVT), dan is artikel 27 slechts gedeeltelijk van overeenkomstige toepassing: op grond van artikel 35c gaat het om onderdeel b voor zover het een arbeids- en rusttijdenregeling betreft, plus de onderdelen d en m. De onderdelen k en l, precies de twee die bij AI het meest spelen, staan daar niet bij. Een PVT heeft op die punten dus niet automatisch hetzelfde instemmingsrecht als een OR. Dat betekent niet dat je het overleg kunt overslaan: het betekent dat je juridische route anders loopt.

Los daarvan komt er een verplichting uit Europa bij. Artikel 26 lid 7 van de EU AI Act bepaalt dat gebruiksverantwoordelijken die werkgever zijn, de werknemersvertegenwoordigers en de betrokken werknemers informeren voordat ze een AI-systeem met een hoog risico op de werkplek in gebruik nemen. Dat staat naast de WOR, niet in plaats daarvan. Wat er verder uit die verordening op je afkomt, lees je op onze pagina over AI Act compliance.

Hoe je dit praktisch aanpakt

1. Splits je project in besluiten. De tool, het gebruiksbeleid en de gegevensverwerking zijn juridisch drie dingen. Vaak is de tool adviesplichtig en het beleid instemmingsplichtig.
2. Kijk eerst in de cao. Is de zaak daar al inhoudelijk geregeld, dan vervalt de instemmingsplicht op dat punt.
3. Betrek de OR voordat je kiest. Niet omdat het aardig is, maar omdat artikel 25 lid 2 eist dat het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn.
4. Zorg dat de OR het onderwerp snapt. Een OR die niet weet wat een model met data doet, stemt uit voorzorg tegen. Kennis aan beide kanten van de tafel maakt dit sneller. Daar zijn onze AI-trainingen op ingericht.
5. Zet de maand in je planning. Zowel de opschortingstermijn bij advies als de maand waarin de OR nietigheid kan inroepen.

Medezeggenschap kost je een maand als je het goed doet, en een half jaar als je het overslaat en het besluit nietig blijkt.

Conclusie

Bij AI-invoering gaat het zelden om één bevoegdheid. Het beleid over gebruik van AI en over persoonsgegevens van medewerkers valt al snel onder het instemmingsrecht van artikel 27, terwijl de invoering van het systeem zelf onder het adviesrecht van artikel 25 kan vallen als het een belangrijke technologische voorziening is. Wat belangrijk is, staat niet in de wet en hangt af van de omstandigheden. Leg het daarom vroeg voor, splits je besluiten en laat je route toetsen door een arbeidsrechtjurist, want dit artikel geeft algemene informatie en geen juridisch advies.